Auch in der Mietverwaltung hält die Digitalisierung Einzug. Insbesondere professionelle Vermieter tendieren zur papierlosen Transformation ihrer Mieterakten. Dieser Beitrag befasst sich mit der Frage, ob ein Wohnraummietverhältnis papierlos, also in rein digitaler Form gelebt werden kann.
Ja. Bestimmte vertragliche Maßnahmen bedürfen aber der sog. Schriftform, die auf dem digitalen Weg nicht ohne weiteres umsetzbar ist.
Während manche Vorgänge im Mietrecht auch mündlich vereinbart werden können, müssen andere zumindest die sog. Textform einhalten um Wirksamkeit zu entfalten. Die Textform setzt voraus, dass eine auf Papier oder einem elektronischen Anzeigeprogramm lesbare Erklärung, in der die oder der Erklärende benannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Vermieter müssen sich vor allem aber darüber bewusst sein, dass auch in der Wohnraummietverwaltung einige Vertragsvereinbarungen und Erklärungen die Schriftform einhalten müssen. Deren Umsetzung gestaltet sich auf dem digitalen Weg als anspruchsvoll.
Hat ein Schriftstück – sei es eine bestimmte Erklärung oder ein bestimmter Vertrag – die in § 126 BGB geregelte Schriftform einzuhalten, muss es schriftlich abgefasst und vom Aussteller (bei Verträgen von beiden Vertragspartnern) eigenhändig mit Namensunterschrift unterzeichnet werden.
Die eigenhändige Namensunterschrift kann – zumindest im Mietrecht – auch elektronisch bzw. digital gesetzt werden. Soll die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller seiner Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner sog. qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen.
Die QES hat in der Praxis noch keine nennenswerte Verbreitung gefunden. Das hängt zum einen mit den damit verbundenen Kosten und zum anderen mit dem technischen Aufwand zusammen.
Für die Einrichtung einer QES ist zunächst eine Anmeldung bei einem Signaturdienstleister erforderlich. Hier erfolgt über eine offizielle Zertifizierungsstelle die Identitätsbestätigung. Dies kann z. B. persönlich vor Ort oder über einen Video-Call geschehen. Nach erfolgter Bestätigung der Identität können Dokumente – in der Regel durch Laden des Dokuments auf die Plattform des Signaturdienstleisters – qualifiziert elektronisch signiert werden.
Auf Seiten des (Groß-) Vermieters, der regelmäßig Vertragsverhältnisse eingeht bzw. beendet, macht es sicherlich Sinn, den Aufwand zur Einrichtung einer QES auf sich zu nehmen. Dem Mieter wiederum drängt es sich vermutlich nicht auf, für einen einzelnen Vertrag das sperrige Prozedere durchzuführen.
Im Großen und Ganzen unterliegt das Wohnraummietverhältnis keinen allzu großen Formzwängen. Gleichwohl gibt es Besonderheiten, die zu beachten sind.
Der unbefristete Wohnraummietvertrag unterliegt – von den unten aufgeführten Besonderheiten abgesehen – keinen Formvorschriften. Lediglich aus Beweisgründen bietet es sich an, die Vertragsregelungen schriftlich zu fixieren.
Für Mietverträge, die für eine bestimmte Zeit und für länger als ein Jahr abgeschlossen werden sollen, ist die gesetzliche Schriftform einzuhalten.
Im Wohnraummietrecht gilt dies konkret
für Zeitmietverträge (§ 557 BGB) und
für Verträge mit beiderseitigem Kündigungsausschluss.
Sofern also derartige Vereinbarungen getroffen werden sollen ist bei Vertragsschluss die Schriftform einzuhalten, was auf dem digitalen Wege in Form der QES erreicht werden kann.
Weiter ist die Schriftform einzuhalten, wenn künftige Mietanpassungen mittels Vereinbarung
einer Staffelmiete oder
einer Indexmiete
geregelt werden sollen. Auch hier gilt: Bei Vertragsschluss ist die Schriftform nach § 126 BGB bzw. die Elektronische Form gemäß § 126a BGB einzuhalten.
Kündigungen müssen in gesetzlicher Schriftform erklärt werden, ansonsten sind sie unwirksam. Auch Kündigungen können mittels QES auf dem elektronischen Weg ausgesprochen werden. Im Streitfall ist aber auch der Nachweis des Zugangs der (elektronischen) Kündigung beim Empfänger, also dem Mieter, zu erbringen.
Dem Mieter (als Verbraucher) steht dann, wenn er mit dem Vermieter (als Unternehmer) den Mietvertrag
- außerhalb von Geschäftsräumen abgeschlossen hat, oder
- ein Fernabsatzvertrag vorliegt,
ein Widerrufsrecht zu.
Wenn vor Vertragsabschluss keine Besichtigung stattgefunden hat, ist der Mieter ordnungsgemäß über seine Widerrufsrechte zu informieren (Widerrufsbelehrung). Der Unternehmer kann diese Informationspflichten dadurch erfüllen, dass er dem Mieter eine zutreffend erstellte Widerrufsbelehrung in Textform übermittelt.
Bei einem solchen Mietvertrag handelt es sich im juristischen Sprachgebrauch um eine „
Da – s.o. unter Ziffer 1. – die Schriftform nur bei Mietverträgen für eine bestimmte Dauer von mehr als einem Jahr einzuhalten ist, ist der Abschluss eines auf drei bis sechs Monate befristeten Mietvertrags formfrei möglich.
Typische Fälle von vorübergehender Vermietung sind bspw.:
- die Vermietung von Hotelzimmern und Ferienwohnungen,
- Unterkünfte für die Dauer einer Messe,
- Unterbringung eines auswärtigen Monteurs oder eines ausländischen Wissenschaftlers bis zur Erledigung des Arbeitsziels.
Maßgeblich für die Bewertung, ob eine Vermietung zum vorübergehenden Gebrauch oder ein unbefristeter Wohnraummietvertrag vorliegt, sind allein objektive Umstände. Wohnraum ist nur dann vorübergehend vermietet, wenn ein vorübergehender Sonderbedarf gedeckt werden soll. Allein die Tatsache, dass Wohnraum möbliert vermietet wird, genügt für die Annahme eines vorübergehenden Gebrauchs nicht.
Um den Abschluss eines Wohnraummietvertrags auf unbestimmte Dauer zu vermeiden ist daher darauf zu achten, dass sich die „
Die Einhaltung der Schriftform ist also bei einer Kurzzeitvermietung nicht erforderlich. Bei der Gestaltung des Vertrags ist jedoch auf die „Begründung“ der nur vorübergehenden Gebrauchsüberlassung zu achten.
Das Übergabe-/Rücknahmeprotokoll kann in Textform festgehalten werden.
Die Kaution ist nach Beendigung des Mietverhältnisses in dem Umfang zurück zu bezahlen, in dem sie nicht mehr gebraucht wird. Sobald feststeht, welche Summe der Mieter von der Kaution zurückbekommen soll, hat der Vermieter eine sog. Kautionsabrechnung zu erstellen.
Aus der Abrechnung der Mietkaution muss sich schlüssig die Höhe der Kautionssumme einschließlich der Zinsen ergeben. Gegenforderungen des Vermieters müssen nachvollziehbar nach Grund und Höhe dargelegt werden.
Eine besondere Form ist hierbei nicht vorgeschrieben, die Textform ist also ausreichend.
Die Vertragsverwaltung lässt sich also rechtssicher digital bewerkstelligen. Inwieweit sich dies bei den Vorgängen, die der Schriftform bedürfen, in der Praxis umsetzen lässt, wird die weitere technische Entwicklung und die Akzeptanz und die Durchsetzung von digitalen Signaturen in der breiten Bevölkerung zeigen.
Bis dahin empfehlen wir, zumindest die Vorgänge, die der Schriftform bedürfen – hier insbesondere die Aussprache von Kündigungen – in klassischer Papierform umzusetzen.
Lawyers, Tax Consultants and Auditors.